Documents d’exportació: la guia pràctica per a Pimes
En comerç exterior hi ha una regla que no falla: si els documents no coincideixen, la mercaderia s’atura. Un pes que no quadra, un codi aranzelari incorrecte o un certificat que arriba tard poden deixar un contenidor retingut al port o bloquejar el cobrament durant setmanes.
Aquesta guia resumeix els documents d’exportació que necessita qualsevol pime que comença el seu procés d’internacionalització. També repassa els errors més habituals i com evitar-los. Es basa en la sessió que vam impartir en el marc del programa Catalunya Exporta d’ACCIÓ, juntament amb Foment del Treball.
Els quatre blocs de documents d’exportació
Tota operació d’exportació es basa en quatre grups de documents:
- La factura comercial
- El packing list o llista de contingut
- Els documents de transport
- Els certificats: d’origen, sanitaris i de conformitat
Vegem-los un per un.
1. Documents d’exportació: la factura comercial
És el document de venda i la base que utilitza la duana de destinació per calcular els aranzels i els impostos. Per això ha de ser completa i precisa. Ha d’incloure:
- Les dades del venedor i del comprador, amb el NIF i el número EORI.
- La descripció i el codi HS de cada producte.
- La quantitat, el preu unitari, l’import total i la moneda.
- L’Incoterm, l’origen de la mercaderia i les condicions de pagament.
El número EORI. És el número d’identificació que les duanes assignen als operadors econòmics de la Unió Europea. És obligatori en tots els tràmits duaners. A Espanya es forma amb el prefix ES seguit del NIF de l’empresa. Si encara no el tens, el pots sol·licitar a la seu electrònica de l’Agència Tributària, a l’apartat «Gestiones EORI», opció «Alta de EORI español».
El codi HS correcte. Els sis primers dígits del codi HS són iguals a tot el món. A la UE, la Nomenclatura Combinada hi afegeix dos dígits més, i el codi TARIC arriba als deu dígits, que són els que determinen els drets aranzelaris i les mesures aplicables. Un codi incorrecte pot comportar més aranzels, sancions o retencions. Per trobar el teu, consulta Access2Markets i la base de dades TARIC de la Comissió Europea.
L’IVA. Les vendes fora de la UE estan exemptes d’IVA. Indica-ho a la factura i conserva el DUA d’exportació com a justificant.
La factura proforma. No és la factura definitiva. Serveix per cobrar per avançat, obrir un crèdit documentari o tramitar llicències d’importació al país de destinació.
2. Documents d’exportació: el packing list
És la llista detallada del contingut de cada paquet. La utilitzen el transportista, la duana i el client per comprovar l’enviament. Ha d’incloure:
- El nombre i el tipus de paquets.
- El contingut i les referències de cada paquet.
- El pes net, el pes brut i les dimensions.
- Les marques, la numeració i el número de factura.
La clau és que tot quadri. Les quantitats i els pesos han de coincidir amb la factura i amb el document de transport. Qualsevol diferència pot provocar una inspecció física. A més, cada paquet ha d’anar identificat amb el seu número (1/4, 2/4…), el destinatari i el port de destinació, tal com figura al packing list.
3. Documents d’exportació: els documents de transport
Cada mitjà de transport té el seu document:
- Marítim: coneixement d’embarcament o Bill of Lading (B/L).
- Aeri: carta de port aeri (AWB).
- Carretera: carta de port CMR.
- Ferrocarril: carta de port CIM.
El Bill of Lading és el més complex, perquè compleix tres funcions alhora: és un rebut de la mercaderia, un contracte de transport i un títol de propietat. Qui té l’original pot retirar la mercaderia al port. Si el transportista hi anota danys o un embalatge defectuós, el B/L deixa de ser «net» (clean), i el banc el pot rebutjar en un crèdit documentari.
Un exemple: una empresa envia oli d’oliva a Nova York en un contenidor de 20 peus. La venda és CIF Nova York, de manera que el B/L serà «to order», «clean on board» i «freight prepaid», perquè el noli el paga el venedor.
L’AWB i el CMR no són títols de propietat. Funcionen com a albarans de lliurament internacionals: la mercaderia es lliura al destinatari que hi figura. El CMR signat és, a més, una prova de lliurament. Per exemple, si un fabricant de Girona envia mobles a Lió per carretera, el CMR signat pel client en el moment de la descàrrega justifica la venda intracomunitària sense IVA.
El DUA d’exportació. Quan la mercaderia surt de la UE, ho fa amb una declaració d’exportació davant la duana, que normalment tramita el transitari. El DUA identifica l’exportador, l’importador i les mercaderies, amb el seu valor, el codi TARIC i la destinació. Justifica la sortida de la UE i acredita fiscalment l’exportació, per exemple, per aplicar l’exempció d’IVA.
4. Documents d’exportació: els certificats
Els més habituals són quatre tipus: el certificat d’origen, la prova d’origen preferencial (EUR.1), els certificats sanitaris i fitosanitaris, i els certificats de conformitat i inspecció.
Certificat d’origen no preferencial. Acredita on s’ha fabricat o obtingut la mercaderia, però no dona dret, per si mateix, a cap reducció aranzelària. L’emeten les cambres de comerç i el demanen alguns països i molts crèdits documentaris. Cal parar atenció a la lletra petita: si el crèdit exigeix un certificate of origin issued by Chamber of Commerce, un certificat emès per una altra entitat serà rebutjat.
Prova d’origen preferencial. Acredita que la mercaderia compleix les normes d’origen d’un acord comercial de la UE i permet pagar aranzels reduïts o nuls. Segons l’acord, pot ser un certificat EUR.1, una declaració d’origen a la factura o un altre document. Un exemple: una empresa que ven galetes al Marroc. Amb l’EUR.1, el comprador paga un aranzel reduït o nul. Sense aquest document, paga l’aranzel general i el preu deixa de ser competitiu.
Certificats sanitaris. Solen ser necessaris per als aliments i els productes d’origen animal o vegetal. Els emet l’autoritat competent i poden trigar setmanes. Abans de vendre, consulta a Access2Markets quins certificats exigeix el país de destinació per al teu codi HS.
Legalitzacions. Alguns països, sobretot del golf Pèrsic i de l’Amèrica Llatina, exigeixen documents legalitzats o postil·lats. Tingues en compte aquest temps a l’hora de planificar l’operació.
Els quatre errors més habituals que cal tenir en compte amb els documents d’exportació
- Dades que no coincideixen. Les quantitats, els pesos o les descripcions diferents entre la factura, el packing list i el B/L poden aturar la mercaderia o el cobrament.
- Descripcions genèriques. «Recanvis» o «mostres» no són descripcions vàlides: la duana necessita saber exactament quin és el producte i quin és el seu codi HS.
- No llegir bé el crèdit documentari. El banc revisa els documents lletra per lletra. Una errada tipogràfica pot retardar o bloquejar el cobrament.
- Sol·licitar els certificats massa tard. Els certificats sanitaris, les legalitzacions o l’EUR.1 poden trigar dies o setmanes. Sol·licita’ls abans de carregar la mercaderia.
Llista de verificació abans d’enviar els documents d’exportació
- Codi HS i descripció revisats.
- Les mateixes dades en tots els documents.
- El mateix Incoterm a l’oferta i a la factura.
- Certificats sol·licitats i vigents.
Ajuts per començar a exportar
Si la teva empresa fa els primers passos en l’exportació, no cal que ho facis sola. El programa Catalunya Exporta d’ACCIÓ acompanya les empreses catalanes, sobretot les pimes, en les primeres fases de la internacionalització. El Govern de la Generalitat ha mobilitzat 3 milions d’euros amb l’objectiu que 2.000 empreses comencin a exportar durant els pròxims tres anys.
A més, hi ha línies d’ajut específiques:
- Cupons ACCIÓ per començar a exportar, de fins a 10.500 euros per empresa, i cupons per a plans d’internacionalització, de fins a 8.000 euros. Serveixen per contractar un assessor internacional acreditat per ACCIÓ. S’adrecen a pimes amb seu operativa a Catalunya que exportin menys del 25% de la seva facturació, que hagin facturat almenys 250.000 euros l’any anterior i que tinguin un web com a mínim en una llengua estrangera. Es concedeixen per ordre de sol·licitud i se solen esgotar ràpidament. La pròxima convocatòria està prevista cap al maig de 2027.
- Ajut de Promoció Internacional, d’entre 15.000 i 30.000 euros per empresa, que cobreix fins al 50% de la despesa. Finança webs i comerç electrònic, màrqueting digital en mercats exteriors, marketplaces, fires fora de Catalunya i certificacions o homologacions. Exigeix una facturació mínima de 500.000 euros, un web en una llengua estrangera i un pla de promoció internacional vigent.
Consulta sempre les bases de cada convocatòria, perquè els imports i els requisits poden canviar.
Necessites ajuda amb la teva primera exportació?
A Barcelona Export t’acompanyem pas a pas per a que preparis els teus documents d’exportació sense error, retards ni problemes de cobrament. Demana el teu diagnòstic i full de ruta gratuit i et proposarem un pla d’acció inicial adaptat a la teva empresa.